Hoạt động gặp mặt được xem là hoạt động thường niên của một tổ chức hay tập thể nào đó. Có thể là một lớp học hoặc một doanh nghiệp. Vào những ngày lễ tết hay Thống nhất một ngày hàng năm, họ thường tổ chức họp hành để các thành viên giao hội và tâm tình cùng nhau. Có thể kèm theo tiệc ăn uống nhẹ hay các tiết mục văn nghệ.

Xem thêm: agency tổ chức sự kiện uy tín

Những năm gần đây xu hướng tổ chức sự kiện họp mặt dần trở nên phổ thông và được nhiều người chú trọng. Dưới đây là hướng dẫn các bước tổ chức sự kiện họp mặt bạn hãy tham khảo nhé!
Để tổ chức sự kiện gặp mặt cần có một ban tổ chức gồm nhiều thành viên. Các thành viên trong nhóm đòi hỏi có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để cắt cử công việc (Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích lăng xê....).

Các bước chuẩn bị
- Bạn hãy bảo đảm một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cho khâu chuẩn bị và tổ chức nhé. Chuẩn bị cho mình một hàng ngũ đầy nhiệt huyết và tận tâm tận tâm. Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan yếu sẽ dễ dàng hơn.
- Chuẩn bị ngân sách bằng cách lên dự tính kinh phí cho sự kiện. Càng cụ thể, càng sát càng tốt
- Chuẩn bị ý tưởng và chủ đề xuyên suốt sự kiện
- Chuẩn bị thời gian biểu cho các hoạt động của sự kiện
- Chuẩn bị bảng thời kì chi tiết cho từng hoạt động của sự kiện
- bảo đảm về thông báo kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự hợp tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn lưu loát hơn.

Các bước thực hiện :
- Thống nhất thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện để thông báo để khách mời và quan khách dự. song song bạn cũng cần phải chốt tên và chủ đề, concept của sự kiện
- hợp nhất về ngân quỹ, thời khắc biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.
- Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tình nguyện viên để nghĩ suy luận bàn về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời khắc thích hợp nhất để luận bàn kế hoạch hoạt động.
- Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp xếp các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp đặt họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin cẩn.
- bảo đảm về việc cập nhật mọi nguồn thông tin can hệ đến sự kiện.
- ngần nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác.

Xem thêm: tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

- truyền bá sự kiện : Chuẩn bị sách thông tin, phát quảng cáo, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, giao thông điện thọai, thư nhóm điện tử...
- Việc bảo đảm các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan trọng. Những vấn đề về xem không tốt, khuyết điểm về đàm luận thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.
- bảo đảm nhóm không có vấn đề nội bộ nảy : giao thông luôn với các nhóm trưởng, các thành viên và tự nguyện viên